Privacyverklaring

Werfbudget bewaart financiële documenten van uw bouwproject. Wij hechten daarom bijzonder veel belang aan de bescherming van uw gegevens. In dit beleid leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, met wie wij ze delen, hoe wij ze beveiligen en welke cookies wij gebruiken.

Dit beleid geldt voor het volledige gebruik van Werfbudget: de website, de applicatie, uw account, het bouwpartnerportaal, de e-mailinname, de exports en alle communicatie.

1. Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Conceptfabriek commv

— Ondernemingsnummer: BE 0635.884.686

— E-mail: info@werfbudget.be

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat is voor onze verwerkingsactiviteiten niet wettelijk vereist. U kunt met al uw vragen terecht op bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Identificatie- en contactgegevens

Naam, e-mailadres, en indien u als onderneming koopt: bedrijfsnaam, btw-nummer en facturatieadres.

Account- en toegangsgegevens

Gebruikers-ID, versleuteld wachtwoord, sessiegegevens, gegevens voor tweestapsverificatie, herstel- en uitnodigingstokens, rol en toegekende rechten.

Dossiergegevens

Naam en omschrijving van uw bouwproject, bouwloten, budgetten per lot, en alle gegevens die u zelf invoert.

Documenten en factuurgegevens

De documenten die u of uw bouwpartners opladen — facturen, voorschotten, creditnota's, onkostenbewijzen — met inbegrip van de bestandsinhoud, de bestandsnaam en de gegevens die daaruit worden afgeleid: leverancier, btw-nummer, factuurnummer, datums, bedragen, btw-tarief, rekeningnummer (IBAN) en mededeling.

Betalingsopvolging

Geregistreerde betalingen, betaaldatums, wie betaalde, en de gegevens van de door u aangemaakte SEPA-betaalbestanden.

Gegevens van bouwpartners

Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en toegangstoken van de aannemers, leveranciers of adviseurs die u uitnodigt om documenten aan te leveren.

Communicatiegegevens

De inhoud van berichten die u ons stuurt, verzonden meldingen en bevestigingen.

Betalings- en facturatiegegevens

Klantnaam, e-mailadres, gekozen pakket, bedrag, btw-tarief, betaalstatus, betaalmethode en transactiereferentie van de betaalprovider, en indien van toepassing uw bedrijfsgegevens. Wij bewaren zelf geen volledige betaalkaartgegevens.

Technische en gebruiksgegevens

IP-adres, browsertype, toesteltype, taalinstellingen, datum en tijdstip van gebruik, sessie-informatie, logbestanden, foutmeldingen en een logboek van handelingen in uw dossier (wie welk document opgeladen, gewijzigd of goedgekeurd heeft).

3. Hoe verzamelen wij deze gegevens?

— rechtstreeks van u, wanneer u registreert, gegevens invoert, documenten oplaadt of ons contacteert;

— van uw bouwpartners, wanneer zij via het portaal of per e-mail documenten aanleveren;

— automatisch, door uw gebruik van de website en de applicatie;

— via cookies en gelijkaardige technologieën;

— via de automatische analyse van uw opgeladen documenten.

4. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

4.1 Om de dienst te leveren

Uw account en dossier beheren, documenten bewaren en beveiligen, facturen automatisch inlezen, budgetten en betalingen opvolgen, meldingen versturen, exports en betaalbestanden aanmaken, en ondersteuning bieden.

4.2 Om met u te communiceren

Transactionele en functionele e-mails, bevestigingen, meldingen bij nieuwe documenten, herinneringen bij vervaldagen van facturen en van uw pakket, en beveiligingsmeldingen.

4.3 Voor betalingen en administratie

Bestellingen registreren, betalingen verwerken, onze eigen facturatie en boekhouding voeren, en fraude voorkomen.

4.4 Voor beveiliging en misbruikpreventie

Toegangscontrole, logging, detectie van verdachte activiteit, beperking van het aantal aanvragen, en onderzoek van incidenten.

4.5 Om het platform te verbeteren

Fouten opsporen, stabiliteit en snelheid verbeteren, en geaggregeerde gebruiksstatistieken opstellen. Wij gebruiken de inhoud van uw documenten niet om onze diensten of AI-modellen te ontwikkelen of te trainen.

4.6 Om wettelijke verplichtingen na te leven

Boekhoudkundige en fiscale bewaarplichten, bewijsvoering en samenwerking met bevoegde overheden wanneer wij daartoe verplicht zijn.

5. Op welke rechtsgronden?

Uitvoering van de overeenkomst — voor het aanmaken en beheren van uw account, het leveren van de dienst, het bewaren van uw documenten en het verwerken van uw betaling.

Wettelijke verplichting — voor boekhoudkundige en fiscale bewaarplichten.

Gerechtvaardigd belang — voor beveiliging, fraudepreventie, logging, technische optimalisatie en de verdediging van onze rechten. Wij wegen dat belang steeds af tegen uw rechten en vrijheden.

Toestemming — voor niet-strikt-noodzakelijke cookies. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

6. Automatische verwerking met kunstmatige intelligentie

Om uw facturen automatisch uit te lezen, sturen wij het opgeladen document en een verwerkingsopdracht naar onze AI-dienstverlener Anthropic PBC. Die levert de herkende velden terug, waarna wij ze in uw dossier plaatsen als voorstel.

Wat wordt verstuurd

Uitsluitend het document zelf en de vraag om de factuurvelden te herkennen. Uw inloggegevens, uw toegangstokens, uw andere documenten en uw instellingen worden nooit meegestuurd.

Waarborgen

— Wij hebben met deze dienstverlener een verwerkersovereenkomst gesloten.

— De gegevens worden uitsluitend verwerkt om uw opdracht uit te voeren.

— De inhoud van uw documenten wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

— De verwerking gebeurt geautomatiseerd; er zijn geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen voor u.

Werkt de automatische verwerking niet, dan blijft uw document gewoon bewaard en vult u de gegevens manueel aan.

7. Gegevens van derden in uw dossier

Facturen bevatten per definitie gegevens van derden: de naam van uw aannemer, zijn rekeningnummer, zijn btw-nummer en zijn contactgegevens. Wij verwerken die gegevens uitsluitend om u de dienst te leveren en nooit voor eigen commerciële doeleinden.

Nodigt u een bouwpartner uit via het portaal, dan verwerken wij zijn naam, bedrijfsnaam en e-mailadres om hem een persoonlijke uploadlink te bezorgen en hem te laten zien welke documenten hij zelf aanleverde. Hij krijgt nooit toegang tot uw dossier, uw budgetten of documenten van andere partijen.

Als bouwheer bent u zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevens die u oplaadt. Gebruikt u Werfbudget in het kader van een beroepsactiviteit, dan kan u ten aanzien van die gegevens als verwerkingsverantwoordelijke worden beschouwd. Neem in dat geval contact met ons op voor een verwerkersovereenkomst.

8. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet en delen ze niet met derden voor reclame of leadgeneratie.

Wij doen wel een beroep op de volgende dienstverleners, die uitsluitend in onze opdracht en onder contractuele waarborgen verwerken:

Dienstverlener	Rol	Locatie
Combell NV (België)	Hosting van de applicatie en de databank, opslag van documenten, back-ups en e-mailinfrastructuur	België (EU)
Mollie B.V. (Nederland)	Verwerking van uw betaling voor een pakket	Nederland (EU)
Anthropic PBC (Verenigde Staten)	Automatische herkenning van factuurgegevens	Verenigde Staten
Google Ireland Ltd. / Google LLC	Websitestatistieken (Google Analytics), enkel na uw toestemming	EU / Verenigde Staten

Daarnaast kunnen wij gegevens delen met onze boekhouder of juridisch adviseur, en met bevoegde overheden wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Internationale doorgiften

De opslag van uw dossier en al uw documenten gebeurt bij Combell in België. Uw documenten verlaten de Europese Unie niet voor opslag.

Voor de automatische factuurherkenning en voor websitestatistieken worden wel gegevens doorgegeven aan dienstverleners in de Verenigde Staten. Die doorgiften gebeuren op basis van een geldig doorgiftemechanisme onder de AVG: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende technische en organisatorische maatregelen.

9. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Gegevens	Bewaartermijn
Uw dossier en alle opgeladen documenten	Gedurende de looptijd van uw pakket, standaard twee (2) jaar. Na de vervaldag worden zij definitief verwijderd.
Account- en toegangsgegevens	Zolang uw account bestaat. Na verwijdering van uw account worden zij verwijderd.
Facturatie- en transactiegegevens	Zeven (7) jaar, conform onze wettelijke boekhoudkundige bewaarplicht.
Communicatie met onze ondersteuning	Maximaal twee (2) jaar na het laatste contact.
Technische logbestanden	Maximaal twaalf (12) maanden.
Back-ups	Maximaal twaalf (12) maanden, waarna zij automatisch worden overschreven.

 

Belangrijk: uw dossier wordt na afloop verwijderd Wij verwittigen u ruim vóór de vervaldag van uw pakket en herinneren u daar meermaals aan, telkens met de mogelijkheid om uw volledige dossier als ZIP-bestand te downloaden. Verlengt u niet, dan verwijderen wij uw dossier en alle documenten definitief. Deze verwijdering is onomkeerbaar. Denk aan de tienjarige aansprakelijkheid in de bouw, uw btw- en premiedossiers en een eventuele latere verkoop: bewaar uw export op een eigen, veilige plaats.

10. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Omdat Werfbudget financiële documenten bewaart, is beveiliging een kernonderdeel van het product en geen bijzaak. Wij passen onder meer de volgende maatregelen toe:

— Al uw documenten worden versleuteld opgeslagen. De opslagmap bevindt zich buiten het publiek bereikbare deel van de server.

— Er bestaat geen rechtstreekse URL naar een document. Elk document wordt afgeleverd na controle van uw rechten, met een sleutel die aan uw sessie en aan dat specifieke document gebonden is.

— Toegang is rolgebaseerd. Dossiers van verschillende bouwheren zijn strikt van elkaar gescheiden.

— Tweestapsverificatie is beschikbaar voor elke gebruiker, ongeacht het pakket.

— Aanmeldpogingen worden beperkt en tijdelijk geblokkeerd na herhaalde mislukking.

— Opgeladen bestanden worden gecontroleerd op type en grootte vóór zij worden bewaard.

— Gevoelige instellingen, zoals toegangssleutels van externe diensten, worden versleuteld bewaard.

— Elke relevante handeling in uw dossier wordt gelogd met tijdstip en gebruiker.

— De volledige omgeving is afgeschermd van zoekmachines.

Geen enkel systeem is volledig immuun voor incidenten. Wij nemen alle redelijke maatregelen, maar kunnen geen absolute veiligheid garanderen. Bij een inbreuk met een waarschijnlijk hoog risico voor uw rechten en vrijheden brengen wij u en de Gegevensbeschermingsautoriteit op de hoogte binnen de wettelijke termijnen.

11. Uw rechten

U hebt op grond van de AVG het recht om:

— inzage te vragen in uw persoonsgegevens;

— onjuiste gegevens te laten verbeteren;

— uw gegevens te laten wissen;

— de verwerking te laten beperken;

— bezwaar te maken tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang;

— uw gegevens te verkrijgen in een gangbaar formaat en over te dragen;

— uw toestemming in te trekken wanneer een verwerking daarop steunt.

Uw dossier kunt u op elk moment zelf exporteren via de applicatie. Voor de overige rechten contacteert u ons via info@werfbudget.be. Wij kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen en antwoorden binnen één maand.

Klachten

Neem bij vragen of bezorgdheden eerst contact met ons op. U hebt daarnaast steeds het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

12. Cookies en gelijkaardige technologieën

Wij gebruiken cookies, sessietokens en gelijkaardige technologieën. Hieronder gebruiken wij "cookies" als verzamelnaam.

12.1 Strikt noodzakelijke cookies

Deze zijn onmisbaar voor de werking en de beveiliging van de dienst en kunnen niet worden geweigerd. Zij worden geplaatst op grond van technische noodzaak.

Cookie	Doel	Bewaartermijn
wordpress_logged_in_*	Houdt u aangemeld in de applicatie	Sessie tot 14 dagen
wordpress_sec_*	Beveiligt uw aanmelding	Sessie tot 14 dagen
wordpress_test_cookie	Test of uw browser cookies aanvaardt	Sessie
wp-settings-*	Onthoudt interface-instellingen	Maximaal 1 jaar
cookie_consent	Bewaart uw cookiekeuze	Maximaal 1 jaar

 

12.2 Analytische cookies

Wij gebruiken Google Analytics om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken, zodat wij die kunnen verbeteren. Deze cookies worden uitsluitend geplaatst nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven, en niet binnen de beveiligde applicatie waarin uw dossier zich bevindt.

Cookie	Doel	Bewaartermijn
_ga	Onderscheidt bezoekers voor statistieken	Maximaal 2 jaar
_ga_*	Bewaart de sessiestatus voor statistieken	Maximaal 2 jaar

 

12.3 Marketing- en trackingcookies

Werfbudget gebruikt geen advertentie- of remarketingcookies.

12.4 Uw keuze beheren

Bij uw eerste bezoek verschijnt een cookiebanner waarmee u niet-noodzakelijke cookies aanvaardt of weigert. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de cookie-instellingen op de website of via uw browserinstellingen. Het weigeren van analytische cookies belemmert de werking van Werfbudget niet.

13. Minderjarigen

Werfbudget is niet gericht op minderjarigen. Wij vragen de dienst enkel te gebruiken indien u juridisch bekwaam bent om een overeenkomst te sluiten.

14. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Zodra u een externe omgeving bezoekt, geldt het privacybeleid van die derde partij. Wij zijn niet verantwoordelijk voor hun praktijken.

15. Wijzigingen aan dit beleid

Wij kunnen dit beleid wijzigen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wetgeving, technologie of dienstverleners. De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.werfbudget.be. Bij wezenlijke wijzigingen brengen wij u per e-mail op de hoogte.

16. Contact

Voor vragen over dit beleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens:

Conceptfabriek commv

— Ondernemingsnummer: BE 0635.884.686

— E-mail: info@werfbudget.be